Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf den öffentlichen Agentiq-Seiten, bei der Einrichtung und Nutzung eines Agentiq-Kontos sowie im Rahmen der Vertragsbeziehung. Verarbeitet Agentiq Daten im Auftrag eines Kunden, ergeben sich die zusätzlichen Kategorien, Zwecke und Fristen aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag und den dazugehörigen Verzeichnissen.

1. Verantwortlicher

Agentiq Intelligence GmbH

Neuer Wall 50, 20354 Hamburg, Deutschland

Datenschutz: info@agentiqai.de. Kontakt und Support: konten@agentiqai.de.

2. Datenschutzbeauftragter

Aktuell ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Datenschutzanfragen kannst du an info@agentiqai.de richten. Eine etwaige gesetzliche Bestellpflicht ist damit nicht bewertet.

3. Welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten

Aufruf der öffentlichen Seiten

Beim Aufruf unserer Seiten werden die technisch erforderlichen Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteangaben sowie Fehlerdaten gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren Auslieferung, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch.

Konto, Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung

Wir verarbeiten Stamm-, Kontakt-, Unternehmens-, Konto- und Vertragsdaten, soweit dies zur Einrichtung des Kontos, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zum Vertragsschluss, zur Bereitstellung gebuchter Module und zur Kommunikation mit dem Kunden erforderlich ist. Dazu gehören auch die im Kaufmoment abgegebenen Erklärungen und die Fassungs-IDs der bestätigten Vertragstexte.

Abrechnung und Zahlung

Wir verarbeiten Rechnungs-, Zahlungsstatus- und Abrechnungsdaten zur Abwicklung der Vergütung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Zahlungsdaten können unmittelbar durch den eingesetzten Zahlungsdienst verarbeitet werden. Soweit ein Zahlungsdienst für die eigentliche Zahlungsabwicklung eigene Zwecke und Pflichten verfolgt, handelt er insoweit als eigener Verantwortlicher.

Nutzung der Plattform und Erbringung gebuchter Leistungen

Wir verarbeiten Nutzungs-, Inhalts-, Freigabe-, Lauf- und Protokolldaten, soweit sie für die beauftragte Leistung, die Nachvollziehbarkeit von Freigaben, die Sicherheit und den Support erforderlich sind. Welche Kategorien betroffener Personen und Daten in einem Modul verarbeitet werden, ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung und, soweit Agentiq im Auftrag des Kunden handelt, aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Leistungen können überwiegend maschinell erbracht und menschlich überwacht werden. Personenbezogene Inhalte werden nur für den festgelegten Leistungszweck verarbeitet. Agentiq trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO und setzt kein Profiling für solche Entscheidungen ein.

Kommunikation und Support

Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten, den Inhalt der Nachricht, zugehörige Vertragsdaten und den Bearbeitungsverlauf, um deine Anfrage zu beantworten und den Vorgang nachvollziehbar zu dokumentieren.

Verbindung mit Google

Wenn du Google verbindest, führt Agentiq dich zum Autorisierungsdialog von Google. Du bestimmst dort, welche angebotenen Berechtigungen du erteilst. Agentiq erhält Zugangstokens und gegebenenfalls ein erneuerbares Zugriffstoken für spätere Abrufe. Diese Zugangsdaten werden serverseitig verschlüsselt und dem Kundenmandanten zugeordnet gespeichert. Die bestehende Verbindung gilt für das Unternehmen in Agentiq; sie ist kein privates Postfach je Teammitglied. Agentiq erhält nicht dein Google-Passwort.

Der aktuelle Verbindungsdialog bündelt mehrere Google-Dienste. Welche Funktionen du tatsächlich nutzen kannst, hängt zusätzlich von den gebuchten Leistungen, den verbundenen Konten und dem jeweiligen Anbieterzugang ab. Eine erteilte Berechtigung ist keine Zusage, dass alle Funktionen bereits freigeschaltet sind.

• Gmail: Agentiq liest Absender, Betreff, Nachrichtentext beziehungsweise Vorschau und technische Nachrichtenkennungen für die Anzeige und Bearbeitung geschäftlicher Nachrichten. Der Posteingangsimport speichert Nachrichten in Agentiq, ordnet Kontakte zu und kann Aufgaben erzeugen. Importierte ungelesene Nachrichten werden bei Google als gelesen markiert; die reine Agentenabfrage ungelesener Nachrichten verändert diesen Status nicht. Beim Versand werden Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und gegebenenfalls ausgewählte Anhänge an Gmail übermittelt. Die Berechtigung gmail.modify ermöglicht Lesen, Senden und Statusänderungen; sie wird für den bestehenden Importweg angefordert.
• Google Kalender: Termintitel, Beschreibung, Ort, Zeitpunkte und Teilnehmerangaben werden zum Anzeigen, Anlegen und Absagen von Terminen verarbeitet. Agentiq fordert hierfür calendar.events an, also ausschließlich Zugriff auf Termine, nicht auf Kalenderfreigaben oder die Kalenderliste.
• Google Analytics: Property- und Kontozuordnungen sowie angeforderte Analysewerte werden für Leistungsberichte und Websiteanalysen gelesen. Agentiq fordert hierfür analytics.readonly an.
• Google Search Console: Websitezuordnung, Suchleistungswerte und Indexierungsinformationen werden für Sichtbarkeitsberichte und URL-Prüfungen gelesen (webmasters.readonly).
• Google Ads: Werbekonto, Kampagnen, Anzeigenkonfiguration und Leistungswerte werden für Berichte und freigegebene Kampagnenaktionen verarbeitet (adwords).
• Google Business Profile: Unternehmensstandorte, Öffnungszeiten, Beschreibungen, Beiträge, Bewertungen und Leistungswerte werden für die jeweilige Profilfunktion verarbeitet (business.manage). Nicht jede technisch vorhandene Schreibfunktion ist im Produkt freigeschaltet.
• Kontozuordnung: openid und email werden zur Zuordnung des verbundenen Google-Kontos angefordert. Die Anmeldung bei Agentiq und die Freigabe einer Google-Verbindung sind getrennte Vorgänge.

KI-Verarbeitung von Nachrichten und Antwortkorrekturen

Bei eingeschalteter Auto-Antwort können Kontaktangaben und Ausschnitte eines Gesprächs an den Modellanbieter Anthropic übermittelt werden, um eine Antwort zu formulieren. Auch beim Auswerten einer korrigierten Antwort können Eingangsnachricht, KI-Entwurf und Endfassung verarbeitet und daraus Antwortregeln im Kundenmandanten gespeichert werden. Diese Regeln können spätere Antworten beeinflussen. Das ist eine zusätzliche Verwendung gegenüber dem bloßen Anzeigen einer Nachricht. Die Modellzugänge werden von Agentiq verwaltet.

Eine ausschließlich europäische Modellverarbeitung oder ein produktiver AWS-Verarbeitungsweg ist für diese Funktionen derzeit nicht bestätigt. Die konkrete Vertragspartei, die Verarbeitungsorte einschließlich möglicher weiterer Regionen und die Speicherfristen beim Modellanbieter müssen vor Freigabe der betreffenden Verarbeitung abschließend ausgewiesen werden. Ein vorhandenes AWS-Konto belegt keinen solchen Datenweg.

Für Google-Workspace-Daten einschließlich daraus abgeleiteter Daten gelten die Google API Services User Data Policy und die Google Workspace User Data and Developer Policy. Sie begrenzen unter anderem Weitergabe, menschliche Einsicht, Werbenutzung und allgemeine Modellverbesserung. Die technische und vertragliche Abnahme dieser Zweckgrenzen in Agentiq ist noch offen. Diese Arbeitsfassung ist keine bestätigte Limited-Use-Konformitätserklärung.

Verbindung mit Meta

Die bestehende Integration umfasst Meta-Werbefunktionen und WhatsApp Business. Sie belegt keinen Zugang zu privaten Facebook-Nachrichten, Instagram oder Lead Ads.

• Meta Ads: Agentiq verarbeitet Kennungen des Werbekontos, Kampagnen, Anzeigengruppen, Anzeigen, Zielgruppenparameter und Leistungswerte für Berichte sowie freigegebene Erstellung und Änderungen. Kampagnenaktionen können Werbeausgaben auslösen und unterliegen den jeweiligen Freigaben.
• WhatsApp Business: Bei eingerichteter Verbindung werden Unternehmens-/Telefonnummernzuordnungen, Absender-/Empfängerkennungen, Nachrichteninhalte und Zustellinformationen zur Kommunikation verarbeitet. Eingehende Nachrichten können in Agentiq gespeichert, Kontakten zugeordnet und bei aktivierter Auto-Antwort durch KI bearbeitet werden.
• Ereignisrückmeldung: Bei entsprechend eingerichteter und aktivierter Conversion-Funktion können Ereignisname, Zeitpunkt, technische Ereigniskennung, Klickbezug und gegebenenfalls gehashte Kontaktkennungen an Meta übermittelt werden. Hashwerte sind nicht automatisch anonyme Daten. Die Verarbeitung hängt vom konkreten Einwilligungs- und Funktionsablauf ab; eine Kontoverbindung allein schaltet diesen Weg nicht frei.

Der allgemeine Meta-Dialog fordert derzeit ads_management, ads_read, business_management, whatsapp_business_messaging und whatsapp_business_management gemeinsam an. Die tatsächliche Notwendigkeit pro Kundenablauf und die Freigabe durch Meta sind noch abzugleichen. Zugangstokens werden serverseitig verschlüsselt dem Kundenmandanten zugeordnet. Meta erhält die für die jeweilige angeforderte Aktion erforderlichen Daten. Die KI-Verarbeitung eingegangener Nachrichten ist im vorherigen Abschnitt erläutert.

Zugriff widerrufen und Daten löschen lassen

Du kannst Agentiq in den Verbindungen deines Google-Kontos beziehungsweise den App- und Unternehmensintegrationen deines Meta-Kontos entfernen. Damit entziehst du die dort erteilten Zugriffsrechte. Bereits abgerufene Inhalte, laufende Verarbeitung und daraus erzeugte Datensätze werden dadurch nicht automatisch vollständig aus Agentiq gelöscht.

Für das Entfernen gespeicherter Zugangsdaten und für die Löschung importierter Daten samt Ableitungen wende dich an info@agentiqai.de. Die Anleitung zur Datenlöschung erklärt die erforderlichen Angaben und die Unterschiede zwischen Zugriffsentzug, Löschanfrage und bestätigter Löschung. Die Löschung von Kopien in Agentiq ist von einer Löschung der Originalnachrichten, Termine, Anzeigen oder Konten beim Anbieter zu unterscheiden. Eine vollständige automatische Löschung sämtlicher Google-/Meta-Daten und ihrer Ableitungen wird derzeit nicht zugesagt.

4. Rechtsgrundlagen

Die Rechtsgrundlage wird dem jeweiligen Zweck wie folgt zugeordnet:

• Technische Auslieferung, Fehleranalyse und Missbrauchsschutz: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren, verfügbaren und nachvollziehbaren Betrieb.
• Vertragsanbahnung, Kontoeröffnung und Vertragsdurchführung mit der betroffenen Person selbst: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Kommunikation und Plattformzugang für Beschäftigte, Ansprechpartner und Nutzer eines Kunden: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse beider Unternehmen an der Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung.
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, für gesetzlich vorgeschriebene Rechnungs- und Aufbewahrungsdaten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Support, Sicherheitsprotokolle und Nachweis von Freigaben: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei der betroffenen Vertragspartei, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an Support, IT-Sicherheit und der Abwehr oder Durchsetzung von Ansprüchen.
• Verarbeitungen, die eine Einwilligung voraussetzen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, bei Zugriffen auf ein Endgerät, zusätzlich die jeweils anwendbare Vorschrift des TDDDG.

Soweit Agentiq personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag eines Kunden verarbeitet, legt der Kunde die Rechtsgrundlage fest; Agentiq verarbeitet diese Daten nach dessen dokumentierter Weisung und dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Pflichtfelder bei Kontoeröffnung, Bestellung und Abrechnung sind für den Vertragsschluss, die Leistung oder gesetzlich vollständige Rechnungsunterlagen erforderlich. Ohne diese Angaben kann das Konto, der Vertrag oder die betreffende Leistung nicht eingerichtet beziehungsweise durchgeführt werden. Als freiwillig gekennzeichnete Angaben sind weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und können ohne diese Folge weggelassen werden.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

5. Messung und Consent-Steuerung

Nicht notwendige Zugriffe auf dein Endgerät und nicht notwendige Speicherungen auf deinem Endgerät erfolgen erst nach deiner Einwilligung. Eine erteilte Auswahl kann jederzeit für die Zukunft geändert werden.

Agentiq misst Reichweite serverseitig ohne Besucher-ID, Cookie, Fingerprint oder vergleichbare Gerätekennung. Dabei unterscheiden wir sichtbar zwischen zwei Zahlen:

• Gemessen bezeichnet technisch erfasste Aufrufe, die den ausgewiesenen Messkriterien entsprechen.
• Modelliert bezeichnet eine aus den gemessenen Daten abgeleitete Schätzung. Sie wird nicht als gemessener Wert dargestellt.

Soll die Messung später um eine Besucher-ID, ein Cookie, Fingerprinting oder eine vergleichbare Zugriffstechnik ergänzt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor dem Einsatz angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Dazu können Hosting- und Infrastrukturbetreiber, Modellanbieter, Kommunikations- und Versanddienste, Zahlungsdienste, Monitoring-Anbieter sowie die vom Kunden verbundenen Werbe-, Domain- oder sonstigen Fachplattformen gehören. Handelt ein Anbieter in unserem Auftrag, wird er nach den anwendbaren Datenschutzanforderungen gebunden. Rollen, Zwecke und Anbieter werden getrennt dargestellt, wenn ein Empfänger für einzelne Verarbeitungen selbst Verantwortlicher ist.

Die Anbieterliste beschreibt vorgesehene Anbieter und Zwecke als Arbeitsfassung. Dazu zählen das Hosting bei Hetzner, die im Nachrichtenweg vorhandene Anthropic-Anbindung und die von dir verbundenen Google-/Meta-Dienste. Die Liste ist noch kein vollständiger Nachweis der tatsächlich aktiven Vertragsparteien, Verarbeitungsregionen und Aufbewahrungsregeln. Diese Angaben und die Rollenverteilung je Verarbeitung werden vor der jeweiligen Freigabe ergänzt; die Aufnahme eines Anbieters in die Liste belegt keine Aktivierung in deinem Mandanten.

7. Übermittlungen in Drittländer

Einzelne Empfänger können Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit erforderlich, ergänzenden Schutzmaßnahmen. Der abschließende Abgleich von Empfänger, Land, Übermittlungsmechanismus und Garantien für die tatsächlich aktiven Pfade steht noch aus; die Anbieterliste ist insoweit eine Arbeitsfassung. Eine Kopie der maßgeblichen Garantien kann außerdem über die oben genannte Datenschutz-Kontaktadresse angefordert werden.

8. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck, die Vertragsdurchführung, die Nachweisführung oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder, soweit eine weitere Aufbewahrung gesetzlich erforderlich ist, für andere Zwecke gesperrt.

Für die verbundenen Dienste unterscheiden wir folgende Speicher:

• Zugangstokens und Verbindungsmetadaten: ermöglichen den wiederholten Zugriff auf das verbundene Konto. Ein Widerruf beim Anbieter entfernt nicht automatisch jede lokal gespeicherte Zugangsinformation. Die lokale Bereinigung kann über den Datenschutzkontakt angefordert werden.
• Importierte Nachrichten und Kontaktzuordnungen: bleiben für die Bearbeitung des jeweiligen Geschäftsvorgangs in Agentiq gespeichert. Ein Zugriffsentzug allein löscht sie nicht. Der Löschumfang ist auf den betroffenen Mandanten und den berechtigten Antrag abzugrenzen.
• Abgeleitete Aufgaben, Antwortregeln und Berichte: müssen zusätzlich berücksichtigt werden. Das Löschen einer einzelnen Nachricht ist kein Nachweis, dass alle daraus entstandenen Inhalte entfernt wurden.
• Protokolle, Exporte, Sicherungskopien und Anbieterbestände: sind gesondert zu prüfen. Bestätigte gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung einzelner Nachweise entgegenstehen; das rechtfertigt keine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Nachrichten.

Konkrete, betrieblich nachgewiesene Fristen für diese Speicher einschließlich Sicherungskopien sind noch nicht abschließend festgelegt. Es gibt daher in dieser Arbeitsfassung keine Zusage einer automatischen Löschung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen. Eine allgemeine Vertragsende-Regel ist keine Frist für jeden Google-/Meta-Widerruf oder Betroffenenantrag.

Fristen für Daten, die Agentiq im Auftrag eines Kunden verarbeitet, stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag, dessen Anlagen und den dokumentierten Löschregeln des jeweiligen Auftrags.

9. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Du kannst einer Verarbeitung widersprechen, die auf einem berechtigten Interesse beruht. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte Datenschutz-Kontaktadresse. Wir dürfen Informationen anfordern, die erforderlich sind, um deine Identität zu bestätigen und Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Behörde am Sitz des Verantwortlichen oder an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort beziehungsweise Arbeitsplatz.

Für Hamburg: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Jede Textänderung erhält eine neue Fassung und ein Wirksamkeitsdatum. Änderungen mit Bedeutung für bestehende Vertragsverhältnisse werden nicht still vorgenommen, sondern nach dem dafür vorgesehenen Ankündigungs- und Freigabeprozess mitgeteilt.

agentengefertigt, keine Rechtsberatung; VORLÄUFIG bis Anwalts-Freigabe